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Labor-Modul

Einführung

Der Labor-Modul ist KBV-geprüft und zugelassen mit Zertifikat (KVDT-Zulassungs-Nrn. Y/31/1401/24/222, Y/32/1401/24/222). Er ist als EASYGOÄ-Ergänzung kostenpflichtig erhältlich. Er ermöglicht die Einspielung der Labordaten in den Patientendatenbestand der Praxissoftware entsprechend der LDT-Konvention (Labordatenträger nach Spezifikation der KBV, Version LDT 1014.01). Bei Privatpatienten werden neben den Laborbefunden auch die GOÄ-Abrechnungsziffern eingespielt.

Diese Funktion hat sich seit über zehn Jahren im Dauerbetrieb etlicher Praxen bewährt. Jede dieser Praxen hebt die enorme Arbeitsersparnis hervor. Denn: Das mühselige tägliche Eintragen sämtlicher Laborziffern per Hand entfällt komplett und ist mit dieser Funktion durch einen einzigen Mausklick für alle Patienten und Laborleistungen abzuwickeln.

Technische Voraussetzungen:

• DSL-Anschluß,
• DFÜ-Übertragungssoftware (i.d.R. vom Labor bereitgestellt, s.u.), wird aus EASYGOÄ gestartet.

Leistungsumfang:

• Abwicklung der elektronischen Befundübertragung Labor —> Praxis für a) LG-Befunde, b) LFA-Befunde, c) Mikrobiologie-Berichte und d) Sonstige Einsendepraxis-Befunde
• Eintragung und Anzeige der Laboraufträge in der übersichtlichen EASYGOÄ-Laborauftragsliste
• Automatischer Aufruf eines DFÜ-Programms zum Herunterladen der aktuellen Labordaten von der Labor-Mailbox. (Hinweis: Modern ausgestattete Labore bieten in der Regel hierzu eigene DSL-Übertragungslösungen an, die hier problemlos eingebunden werden können.)
• Automatische Übernahme der Labordaten ins Behandlungen-Menue (El. Karteikarte) des betreffenden Patienten (Modus "Großtext", farblich abgehoben, seitenweise, frei editierbar). Die Daten sind auch ausdruckbar.
• Bei Privatpatienten vollautomatische Eintragung der zu den Leistungen gehörigen GOÄ-Ziffern ins GOÄ-Leistungen-Menue.
• Hilfsfunktionen zur Verwaltung aller dieser Daten, darunter: autom. Löschung älterer Vorläufiger und Teilbefunde, Sicherungskopie von Labordaten, um etwaige Datenverluste oder Löschungen abzufedern.

Freischaltung

Erfolgt durch RESCHKE KOMMUNIKATION auf Anfrage.

Voraussetzungen

Folgende Befundarten sind möglich:

• LG-Aufträge
• LFA-Aufträge
• Mikrobiologie-Berichte
• Sonstige Einsendepraxen

Bei den letzten drei Arten kann auch anstelle des Anforderungs-Idents der Patientenname zur Identifikation verwendet werden; wir empfehlen aber, wie eben erwähnt, nach Möglichkeit das Anforderungs-Ident zu verwenden!

Einrichtung der Datenfernübertragung (DFÜ)

Neben EASYGOÄ benötigen Sie, um die DFÜ abwickeln zu können, zusätzlich:

1. Einen DSL-Zugang der Telefongesellschaft (bzw. Internet).
2. Eine Netzwerk-Karte in Ihrem (Haupt-)PC, die mit dem DSL-Anschluß verbunden ist. (Mittlerweile sind praktisch alle heutigen PCs mit LAN-Netzwerk-Anschluß ausgestattet.)
3. Eine DFÜ-Software, die die DFÜ-Übertragung von der Labor-Mailbox zu Ihrem (Haupt)-PC abwickelt. Und zwar überträgt sie eine oder mehrere Dateien aus der Labor-Mailbox übers Telefonkabel in einen Ordner der Festplatte Ihres (Haupt)-PCs. (Die Dateinamen beginnen in der Regel mit "x" und enden mit ".ldt".) Derartige Übertragungsprogramme werden inzwischen von allen Laboren zur Verfügung gestellt und in eigener Regie auf dem Praxis-PC installiert.

Vorgaben Programm: Labor-DFÜ

Das folgende Bild zeigt die Programm-Vorgaben in EASYGOÄ zur richtigen Einstellung der DFÜ-Übertragungssoftware. Diese Vorgaben finden Sie unter -> Hauptmenue -> Vorgaben -> Vorgaben/Programm -> Labor-DFÜ.

Vorgaben Programm / Labor-DFÜ:

Erläuterung der Voreinstellungen:

• DFÜ-Programmpfad: der Ordner, in dem die DFÜ-Software ausgeführt wird (z.B. c:\programme\laborsoftware),
• DFÜ-Programmname: Dateiname der zu startenden DFÜ-Software, die in obigem Ordner steht (abruf). (Die Endung .exe wird automatisch zugefügt).
• optional: Parameter: z.B. Skript-Dateiname des auszuführenden DFÜ-Einwahlskripts oder anderer Parameter, sonst: leer
• DFÜ-Zielpfad: der Ordner, in dem die empfangenen Dateien abgelegt werden (z.B. c:\labor\download\).
• Backup-Ordner "backup": Beim ersten Aufruf der DFÜ wird automatisch ein Backup-Ordner "backup" unterhalb des DFÜ-Zielpfads angelegt, also in unserem Beispiel: c:\labor\download\backup\. Dorthin werden die empfangenen Dateien nach der Befundverarbeitung als Sicherungskopie gespeichert.
• optional: Prefix:
  Falls bei den Laboraufträgen immer dieselbe Nummer vorangestellt ist (in der Regel ist das eine feste Nummer des Labors für die jeweilige Praxis), können Sie diese hier angeben. Sie wird dann beim Eintragen der Laboraufträge stets vorangestellt. Damit wird unnötige Tipp-Arbeit bei der Eingabe langer Auftragsnummern vermieden.

Beschreibung der Bedienung und des Ablaufs

Eintragung der Laboraufträge

Der erste Schritt und die Voraussetzung für einen regulären Ablauf ist die Eintragung der Laboraufträge in die Auftragsliste des Labormoduls:

Wenn die Praxis an das Labor Aufträge erteilt, so wird jedem Auftrag ein Anforderungs-Ident zugeteilt. (Das Anforderungs-Ident ist die Nummer, die auf den Klebestreifen der Proben steht.) Im EASYGOÄ-Hauptmenue geben Sie die Zuordnung zwischen eingestelltem Patient und Anforderungs-Ident an: Knopf in der unteren Reihe (rechts von der Suchmaske) = In Laborauftragsliste aufnehmen:

Eintragung eines Laborauftrags für einen Patienten:

Diese Angabe muß identisch sein mit der Beschriftung, die auf der ans Labor geschickten Probe angebracht ist.

Zur Erleichterung der Eingabe kann mit dem Labor jedoch meistens die Verwendung kurzer Nummern (ohne Prefix) vereinbart werden. Für lange Ident-Nummern siehe oben unter "optional: Prefix". Führende Nullen brauchen Sie nicht einzutippen (Beispiel: numerisch ist "1" = "0001".)

Im Labor-Menue, das vom Hauptmenue aus unter "Labor" aufgerufen wird, finden Sie alle Laboraufträge mit dem Anforderungs-Ident und weiteren Informationen aufgelistet:

Das Labor-Menue mit der Auftragsliste:

Typ: T=Teilbefund, V=vorläufig, E=Endbefund

Abholen der Laborwerte

Das Labor erstellt die Befunde — Teil-, vorläufige und Endbefunde — und legt sie in der Labor-Mailbox als Datei(en) ab.

Die Praxis fragt per DFÜ (Datenfernübertragung über Telefonleitung) diese Daten ab. Dazu wird mit Knopf DFÜ die Übertragungssoftware gestartet (Einstellung dieser Software siehe oben: Vorgaben/Programm/Labor-DFÜ). Darin wird die Leitungsverbindung angewählt, und die Daten des Labors werden vom DFÜ-Programm in den unter Vorgaben/Programm/Labor-DFÜ angegebenen Ziel-Ordner der Festplatte übertragen.

(Falls diese Startmöglichkeit der DFÜ-Software bei Ihnen nicht vorhanden bzw. nicht vorgesehen ist, kann diese auch alternativ per Doppelklick auf das DFÜ-Software-Icon vom Desktop aus gestartet werden.)

Verarbeiten der Laborwerte

In den vom Labor abgerufenen Labordaten stehen die Laborwerte, nach Anforderungs-Ident geordnet.

Die Zuordnung Anforderungs-Ident ↔ Patient haben wir bereits in der Laborauftragsliste stehen. Nun werden mittels dieser Zuordnung mit dem Befehl Laborbefunde verarbeiten die entsprechenden Labordaten (via Anforderungs-Ident) dem zugehörigen Patient zugeordnet.
Dabei werden diese automatisch als neue Seite (Großtext) in das Behandlungen-Menue (El. Karteikarte) des Patienten eingetragen.

Zur leichteren Unterscheidung sind dort die vorläufigen und Teil-Befunde grün und die Endbefunde rot dargestellt. (Näheres siehe Behandlungen-Menue (El. Karteikarte) / Großtext)

Zusammenfassung nach Eintragen der Werte:

Laborblatt in der El. Karteikarte:

Mögliche Abbruchmeldungen

Warnung: Keine Labordaten vorhanden:

Sollten Sie eine Meldung "Im DFÜ-Ziel-Ordner ... befinden sich keine Labordaten der DFÜ!" erhalten, dann ist der genannte Zielordner leer, d.h. es liegen darin keine übertragenen Labordaten vor. In der Regel heißt das, daß die letzte Datei fertig eingelesen und verarbeitet worden ist bzw. daß nichts Neues mehr abgerufen bzw. empfangen worden ist. (Die Meldung kann bei Erstkonfiguration auch auftreten, wenn in den Vorgaben/Programm/Labor der falsche Ordner konfiguriert worden ist.)

Warnung: Anforderungs-Ident fehlt:

Diese Meldung besagt, daß in der vom Labor empfangenen Labordatei ein Anforderungs-Ident steht, das in EASYGOÄ noch nicht eingetragen worden ist (→ Eintragung der Laboraufträge). Es können also die zu diesem Auftrag gehörenden Labordaten keinem Patienten zugeordnet werden. Suchen Sie also in Ihrem Laborauftragsbuch (normalerweise die Unterlagen, in denen auch die auf die Proben geklebten Barcode-Streifen enthalten sind) nach dem Anforderungs-Ident, und tragen Sie den Auftrag wie oben beschrieben nach. Sollten Ihnen diese Unterlagen nicht zugänglich sein, greifen Sie am besten auf die vom Labor (in der Regel im Web) zu Ihrer Praxis verfügbaren (notfalls telefonisch erfragbaren) Auftragsdaten zu.

Eine weitere, sehr seltene Meldung lautet: "'Das Einlesen der Befunde wurde abgebrochen! (Wegen Netzbearb. von Daten)". Das bedeutet, daß die entsprechenden Patientendaten (z.B. GOÄ-Leistungen) auf Ihrem System aktuell in Bearbeitung und daher gesperrt sind.

Abrechnung von GOÄ-Leistungen

Im Fall von Privatleistungen nach GOÄ werden Endbefunde außerdem automatisch mit obigem Befehl abgerechnet. Das bedeutet: Die Leistungsziffern des Laborauftrags werden im Menue GOÄ-Leistungen automatisch eingetragen, und zwar unter dem Berichtsdatum des Labors:

Menue GOÄ-Leistungen mit automatisch eingetragenen Leistungsziffern:

Höchstwerte bei Laborziffern

Beim Aufruf des Menues Privatabrechnung drucken wird, falls dieser Fall nicht bereits vorher durch Eintragung der Höchstwert-Ziffern abgehandelt wurde, bei Überschreitung von Höchstwerten eine Warnmeldung angezeigt sowie ein Hinweis, wie die Ziffern zu korrigieren sind. Siehe:

• GOÄ/Privatleistungen-Menue → Höchstwerte (Laboruntersuchungen)
• Ausdrucken von Privat-Rechnungen → Höchstwert-Warnung)

Erläuterung weiterer Befehle und Funktionen

Sonderbefehle

• "Laborauftrag löschen": Hiermit können im Sonderfall Laboraufträge, die noch nicht ans Labor abgeschickt worden sind, gelöscht werden.
• "Anford.-Ident ändern/korrigieren": Hiermit können falsch eingegebene Anforderungs-Idents leicht korrigiert werden.
• "Fertige Laboraufträge löschen": Alle fertig abgerechneten Laboraufträge (Endbefunde/Nachforderungen) können bis zu einem anzugebenden Datum gelöscht werden.
• "Alle Laboraufträge löschen bis...": Damit können auch beim vorigen Befehl nicht erfaßte alte Einträge bis zu einem Stichdatum gelöscht werden.
• "Alte Daten löschen":
  1. Von allen eingehenden Labordaten werden Sicherungskopien angelegt. Damit dieser Datenbestand nicht ins Unendliche wächst, können hiermit alle Labordaten, die älter als 1 Monat sind, gelöscht werden.
  2. Im selben Befehl werden die vorläufigen Befunde, die älter als 1 Monat sind, in den Karteikarten aller Patienten gelöscht.

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